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Organizzare i documenti importanti: come fare?

L’organizzazione dei documenti è uno step fondamentale, in casa così come in ufficio, soprattutto se parliamo dei più importanti. Dalle bollette alle fatture, è facile perdere i fogli in giro per le stanze, ed è possibile che vengano seppelliti da chissà quante altre scartoffie.

Per fortuna, con un pizzico di buon senso e con gli strumenti giusti, è possibile organizzarsi senza colpo ferire. Vediamo dunque alcuni consigli utili per riuscirci.

Come organizzare i documenti in casa?

1. Utilizzare un organizer per documenti

Un organizer per documenti è uno degli strumenti più utili, ed è anche particolarmente economico, oltre che semplice da usare. La borsa per documenti dovrebbe essere dotata di una serie di scomparti, utilizzabili per conservare diversi tipi di carte, rendendole al tempo stesso facili da trovare.

Questo accessorio, dunque, ti consentirà di tenere in ordine e al sicuro le bollette, le fatture, le ricevute e altri documenti importanti, come il passaporto, la carta di identità e molto altro ancora. Infine, è possibile collocare questo oggetto in un cassetto, su uno scaffale o addirittura appenderlo alla parete.

2. Creare un sistema di archiviazione digitale

Se non ami particolarmente gli archivi, e se desideri fare a meno della carta (anche per una questione ambientale), la creazione di un archivio digitale è la risposta definitiva. È facile organizzarsi con cartelle e sottocartelle varie, sfruttando un servizio Cloud in abbonamento, come DropBox ad esempio.

Naturalmente questo sistema può risultare valido solo per certi documenti, ovvero quelli che (appunto) possono essere digitalizzati senza problemi. Per le copie fisiche da conservare, invece, ti converrà organizzarti con un classico archivio cartaceo.

Infine, una volta digitalizzati i documenti che desideri archiviare in digitale, non dimenticarti di eseguire il backup su un dispositivo di archiviazione, come gli hard disk esterni. Così facendo, avrai sempre una copia di sicurezza in caso di perdita dei dati dal cloud (non si sa mai).

3. Archiviare tutto in un singolo posto

Se hai spazio a sufficienza, gli armadietti o gli scaffali sono la soluzione ideale: ti aiuteranno a tenere tutto in un unico posto, e in ordine. Potrai ovviamente personalizzare il tuo sistema di archiviazione utilizzando etichette o cartelline colorate, oppure una combinazione di entrambe.

Assicurati però di comprare delle apposite cartelle per documenti, verificando che siano di buona qualità. In sintesi, dovrebbero essere robuste e non correre il rischio di aprirsi, facendo svolazzare i fogli in giro per l’archivio.

Se parliamo dei metodi di archiviazione più efficaci, il segreto è questo: trovare un sistema che sia semplice e che ti sia familiare. Per esempio, molte persone si organizzano con cartelle e sottocartelle, ma c’è anche chi preferisce le cartelline trasparenti o i divisori di colore diverso.

Come organizzare i documenti cartacei?

Quando si tratta di documenti cartacei, come detto, l’attenzione dev’essere spinta ai massimi livelli. Ed ecco una serie di step che ti aiuteranno ad organizzarli in modo efficace.

  • Usa dei contenitori impilabili: in questo modo potrai organizzare, separare e tenere al sicuro i tuoi documenti più importanti. Ricordati, come sempre, di adibire una zona precisa della tua casa alla loro raccolta (dunque al tuo archivio).
  • Etichetta, etichetta ed etichetta ancora: post-it, etichette colorate, poco importa. Ciò che conta è tenere traccia di ogni singolo documento, segnalando la sua cartella di riferimento con uno di questi accessori (o con più accessori insieme).
  • Dedicati al decluttering: almeno un paio di volte l’anno, l’archivio cartaceo deve essere “messo in manutenzione”. In sintesi, devi controllare tutti i documenti più importanti, e gettare quelli che non ti servono più. In altre parole, devi fare un po’ di sano decluttering.

Come organizzare i documenti: altri consigli

Uno dei modi migliori per organizzare i documenti nell’archivio è ordinarli per data. In questo modo potrai avere un controllo maggiore su tutte le scartoffie più importanti. Soprattutto, potrai trovarle al volo quando ti serviranno, evitando così di perdere minuti preziosi.

Se invece parliamo della scelta delle cartelle, è bene optare per quelle apposite per documenti, con i lembi che possono essere ripiegati. In realtà ci sono anche altre alternative, valide ad esempio per i documenti che potrebbero servirti con una discreta frequenza.

In questo caso, al posto delle cartelle, ti converrà organizzarti con un raccoglitore ad anelli. Dentro al raccoglitore potrai inserire le classiche buste trasparenti con i fori laterali, sistemando al loro interno i tuoi fogli.

Quali sono i documenti più importanti da archiviare?

Se ti stai chiedendo quali documenti dovrebbero avere la priorità, e quali sono quelli che non devi assolutamente perdere, ecco un piccolo elenco:

  • Documenti bancari
  • Bollette e fatture
  • Documenti medici e ricette
  • Documenti dell’auto
  • Documenti assicurativi

Seguendo i consigli visti oggi, ti assicuriamo che ogni documento fondamentale verrà chiuso “in cassaforte”. Avendo preso confidenza con un preciso sistema di archiviazione, potrai pescare ogni foglio importante senza alcuna difficoltà.

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