Come organizzare l’ufficio per la massima produttività

Nella guida di oggi vedremo insieme come organizzare l’ufficio, per alzare al massimo la nostra produttività a lavoro!

Quando si lavora è bene annullare qualsiasi fonte di distrazione, e il caos purtroppo può diventare un ostacolo molto serio per la nostra concentrazione. È per questo motivo che emerge l’esigenza di organizzare l’ufficio nel migliore dei modi, per creare un vero e proprio spazio vitale che possa consentirci di rendere al massimo. È una questione non solo di prestazioni sul posto di lavoro, ma anche di serenità mentale e di salute, per via dell’esigenza di evitare di accumulare stress su stress.

Come organizzare l’ufficio: consigli e tecniche

1. Si parte dall’archivio e dai documenti

Ordine, ordine e ancora ordine. L’organizzazione dell’ufficio non può non partire dalla creazione di un archivio facile e veloce da consultare. Abbiamo dedicato una guida intera al tema dell’organizzazione dei documenti, quindi qui vedremo un rapido riassunto dei fattori principali. Per prima cosa, bisogna stabilire un sistema di catalogazione dei fogli, sia esso cronologico o alfabetico, e ovviamente serve creare 3 tipologie di archivi: quello corrente, quello di deposito e quello storico.

In secondo luogo, è fondamentale eliminare tutti i documenti che non servono più, per fare pulizia e ordine, e mantenere quelli che invece impone la legge. Inoltre, si consiglia di creare una sezione apposita per i documenti che contengono dati sensibili, e di tenerli sotto chiave, per impedirne l’accesso. Infine, queste regole di buona condotta valgono sia per gli uffici, sia per gli archivi domestici di chi lavora in smart working.

Per organizzare i documenti ci sono diverse opzioni, come nel caso dei classici schedari, insieme alle cassettiere e ai classificatori. È importante che l’archivio non sia solo di facile consultazione e preciso, dato che anche l’occhio vuole la sua parte. Un ufficio ordinato, con tutte le sue cosine al posto giusto, ha un aspetto professionale e dunque è ottimo per accogliere i clienti o i fornitori!

2. Comodità e massimizzazione degli spazi

È molto importante progettare l’ufficio, in modo tale da creare una zona di comfort, che possa aiutarci a rendere al meglio quando lavoriamo. Conviene procurarsi la planimetria, immaginare l’ambiente come se fosse sgombro da qualsiasi oggetto, e iniziare a progettare da zero l’ufficio. In questo modo si avrà il totale controllo su ogni elemento, dalla posizione della scrivania a quella degli schedari, e via discorrendo. In sintesi, potrai trovare una soluzione adatta per facilitare la gestione di spazi e cose.

Organizzare un ufficio vuol dire anche imparare a massimizzare gli spazi, per eliminare tutti i possibili intralci, che potrebbero rallentarci e farci innervosire. Armadietti e scatole possono dunque diventare dei preziosissimi alleati per ogni lavoratore che frequenta l’ufficio, un po’ come accade con le palestre. Infine, è opportuno prevedere anche una suddivisione degli spazi, se l’ufficio viene condiviso con altri colleghi: come dice il detto, “ad ognuno il suo”!

In termini di massimizzazione degli spazi, non devi sottovalutare altri must come gli scaffali e la collocazione dei macchinari e dei dispositivi elettronici, come le stampanti. I device più utilizzati devono avere uno spazio tutto per loro, e dovranno ovviamente essere a portata di mano, per evitare di perdere tempo prezioso quando ci serviranno.

3. Pulizia e decluttering

Un po’ come accade in cucina o in bagno, è consigliabile dedicare ogni giorno – alla fine del turno – del tempo per fare pulizia e per rimettere in ordine le cose. Questa buona abitudine, se condivisa dai colleghi che ci precedono, creerà uno spazio molto più armonioso e piacevole da vivere. È una regola che non vale solo per le scrivanie e gli archivi, ma anche per la pulizia vera e propria, dai pavimenti agli armadietti. È chiaro che anche il decluttering può diventare un fattore chiave, eliminando tutto il superfluo!

Come organizzare la postazione di lavoro?

1. L’organizzazione della scrivania

Questo è un passaggio chiave: non a caso abbiamo scritto una guida su come organizzare la scrivania. Siccome il tavolo rappresenta l’epicentro del nostro lavoro, è opportuno che sia sempre in ordine e soprattutto ottimizzato, così da massimizzare le nostre performance professionali. Fra le regole principali troviamo un’attenta organizzazione dei cavi, con le apposite guaine o fissando le scarpette sotto alla scrivania. L’obiettivo è lasciare il pavimento in ordine, per quanto possibile, così da facilitarne la pulizia.

2. Scegliere una seduta corretta

Le sedie da ufficio sono assolutamente fondamentali, ed è bene che siano di qualità e di livello professionale. Contano per una questione di salute, dato che ci danno la possibilità di mantenere una postura corretta, a beneficio della nostra schiena. Per lo stesso motivo, il monitor dovrebbe trovarsi direttamente ad altezza occhi: abbassare lo sguardo, infatti, porterebbe la schiena ad incurvarsi, soprattutto quando si trascorrono ore e ore di fronte al computer!

3. Ancora una volta: ordine e pulizia

C’è chi ama lavorare circondato dal caos, ed è questione di gusti. Nella maggior parte dei casi, però, è buona norma mantenere la scrivania pulita e in ordine, eliminando tutte le cose che non servono e facendo spazio per gli oggetti che contano davvero. Le cose indispensabili devono essere ovviamente a portata di mano, e dobbiamo avere la possibilità di trovarle al volo, per evitare di perdere tempo e di sprecare energie, accumulando bile e stress.

Ordine non significa creare una scrivania asettica e impersonale. Questo vuol dire che la postazione di lavoro può essere personalizzata, ad esempio prevedendo lo spazio per una piantina da interno, per una foto dei familiari, una tazza divertente e via discorrendo. Anzi, il nostro consiglio è di inserire sempre almeno un elemento che possa aiutarci a stare bene con noi stessi, che possa procurarci felicità e buon umore!

Un piccolo approfondimento sulle apparecchiature

Le apparecchiature elettroniche devono essere sempre manutenute, come nel caso della stampante o del computer. Ti conviene sempre dedicare del tempo per scaricare e installare gli aggiornamenti più importanti, o per la pulizia dei componenti interni. Se non lo farai, potrebbero bloccarsi sul più bello, mandandoti in crisi e creando le premesse per un clamoroso esaurimento nervoso al lavoro.