Come organizzare la scrivania per lavorare meglio ed essere più produttivi

In questo articolo scopriamo insieme come organizzare la scrivania, per lavorare meglio e per aumentare la produttività.

La scrivania rappresenta una vera e propria zona di comfort. Definisce infatti lo spazio “abitativo” del nostro lavoro e – perché no – anche dei nostri pensieri. Quando ci sediamo a tavolino, infatti, è assolutamente necessario trovare un ambiente confortevole, per poter rendere sempre al meglio. Lo sanno bene i freelance e tutti coloro che, oramai da diversi mesi, lavorano in smart working o in coworking. Ecco perché oggi scopriremo alcuni trucchi e strategie utili per l’organizzazione di questo fondamentale elemento.

Organizzare la scrivania: le strategie migliori

1. Tieni soltanto lo stretto indispensabile

La scrivania può essere vista al pari di una strada, e può diventare impraticabile a causa del “traffico cittadino”. Questa metafora serve per introdurre il concetto di decluttering, che abbiamo già affrontato in una delle nostre guide, e che dovrebbe essere applicato anche alla propria scrivania. In altre parole, devi togliere di mezzo tutte le cose che non usi, o che non sono indispensabili, soprattutto se occupano spazio che potresti sfruttare in maniera più proficua.

2. Gli strumenti di lavoro a portata di mano

La scrivania dovrebbe ospitare tutti gli strumenti di lavoro che utilizzi più spesso, e che dovrebbero essere sempre a portata di mano. Se lavori molto con la stampante, ad esempio, non ha senso collocarla su un piano a parte, a meno di non voler percorrere chilometri su chilometri per recuperare i fogli “sputati” dall’apparecchio. Un discorso simile vale per tutti i piccoli oggetti di cartoleria, dalle penne alla spillatrice: ricorda, infatti, che la disponibilità immediata degli strumenti è la chiave per aumentare la produttività.

3. Sfrutta il potenziale degli organizer da scrivania

Anche se oramai si lavora soprattutto con i documenti in digitale, dunque con gli archivi sulla memoria del computer o su un server cloud, non sottovalutare mai gli organizer da scrivania. I fogli e i foglietti svolazzanti purtroppo non mancano mai, e ovviamente diventano la regola se lavori in determinati settori. Gli schedari, insieme agli organizer per documenti, diventano dunque la soluzione migliore per ottimizzare lo spazio sul tavolo, e per aumentare ancor di più le performance. Ricordati, però, che una corretta archiviazione dei documenti richiede un sistema di etichettatura efficiente!

4. Ordine, ordine e ancora una volta ordine

Fai un favore a te stesso, e al tuo lavoro: quando finisci di utilizzare la scrivania, mettila in ordine, butta le cartacce, risistema gli oggetti che hai utilizzato e dai una passata veloce con un panno per catturare la polvere. Ti assicuriamo che perderai al massimo 5 minuti, e che il giorno dopo sarai felice di lavorare su una scrivania linda e brillante come uno specchio. È scientificamente provato che ordine e pulizia migliorano l’umore, e di riflesso la produttività e le prestazioni professionali.

Come organizzare i cavi della scrivania?

Quando cerchi di capire come aumentare il valore delle tue performance, non devi ovviamente dimenticarti dei cavi. Questi ultimi possono diventare un terribile intralcio, e possono causare stress e nervosismo a secchiate: due elementi che ovviamente non si sposano bene con la produttività. Uno dei sistemi più economici e più efficienti è acquistare online una guaina per cavi, che potrai arrotolare attorno ai fili unendoli e creando così uno spazio molto più ordinato. Anche i ganci e le clip apposite sono un bel sistema per organizzare i cavi della scrivania, e pure in questo caso i costi sono di fatto ridicoli!

Naturalmente esistono anche diverse soluzioni fai da te, come l’utilizzo dei cartoni dei rotoli di carta igienica per organizzare i cavi che al momento non stai usando. Potresti sfruttare anche mollette, graffette e pinzette varie, oppure i contenitori dei CD sfusi, ammesso che tu riesca a trovarli. Prima di andare avanti, conviene affrontare la questione dei cavi che si trovano sotto la scrivania. È un problema che può diventare serio, soprattutto per chi è appassionato di gaming, e in generale per tutti coloro che fanno un uso sfrenato di dispositivi elettronici e di periferiche aggiuntive.

In tal caso il consiglio è di fissare le ciabatte sotto al tavolo, evitando così di lasciarle per terra. È una soluzione che, fra le altre cose, ti permetterà di pulire il pavimento senza dover imitare Indiana Jones nella giungla peruviana.

Come organizzare la scrivania per studiare?

I consigli sono tutto sommato simili a quelli visti poco sopra, dato che sia lo studio sia il lavoro richiedono il massimo della concentrazione e dell’ottimizzazione della scrivania. Il suggerimento è di ritagliare uno spazio per un leggio, che può far sempre comodo per sistemare il libro che si sta riassumendo al computer. Anche la catalogazione dei documenti è uno step fondamentale, per poter reperire rapidamente tutti i testi e i fogli che useremo per studiare (come nel caso degli appunti presi a lezione).

Sarebbe preferibile mantenere in ordine il tavolo, anche se ci sono ragazzi che con il caos riescono a studiare meglio. Certe ricerche sostengono infatti che la confusione stimola la creatività, ma la creatività stessa non sempre è necessaria quando si studia. Anzi, alle volte la confusione può solo causare problemi e innervosire, ma dipende dal carattere e dalle abitudini di ogni studente. Infine, è fondamentale trovare la posizione corretta per il monitor, che dovrebbe trovarsi ad altezza occhi, per evitare di assumere una postura scorretta. I dolorini alla schiena, infatti, possono distrarre e complicare lo studio.

Come organizzare la scrivania dei bambini?

Innanzitutto è importante che la scrivania del bimbo sia inondata di luce naturale, e che sia circondata da colori chiari come il bianco. Servirà per rilassare il bambino, e per aiutarlo a prendere confidenza con un’abitudine nuova per lui (lo studio). Inoltre, noi consigliamo di installare delle mensole a parete di fronte al tavolo, che siano facilmente raggiungibili dal piccolo, dove sistemare quaderni, libri e i vari oggettini di cartoleria. I contenitori a muro sono un’altra soluzione molto interessante, e lo stesso discorso vale per le lavagne da appendere frontalmente!