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Come organizzare i documenti per non perdere le informazioni importanti

Oggi scopriamo insieme come organizzare i documenti di casa e in ufficio, e come curare al massimo l’archivio!

Oggi sono tantissimi gli italiani che lavorano in smart working, di conseguenza la casa diventa spesso un vero e proprio ufficio. In sintesi, emerge la necessità di organizzarsi con il massimo della precisione, soprattutto se si parla dell’archiviazione dei documenti. Non solo fatture e fogli di lavoro, perché anche le bollette devono essere archiviate in modo sensato, così da poterle “pescare dal mazzo” senza dover perdere ore intere. Se sei in difficoltà con questo aspetto, non ti resta altro da fare che leggere la nostra guida.

Come organizzare i documenti di casa?

1. Creare un vero e proprio archivio

I foglietti svolazzanti sparsi per tutta la casa non sono esattamente la soluzione migliore per organizzare i documenti. Dunque il primo step è individuare un luogo specifico per conservarli, e creare un vero e proprio archivio domestico. In questo modo saprai sempre che, se cerchi un documento importante, nel 99.9% dei casi lo troverai proprio in questa zona. Naturalmente, quando organizzi lo spazio in questione, cerca di eliminare tutta la carta straccia con un’utilità pari a zero: in caso contrario, infatti, potresti creare un caos infinito impossibile da gestire!

2. Organizza i documenti per categoria

Da un lato le fatture, dall’altro le bollette, e così via. Organizzare un archivio di documenti vuol dire anche lavorare con una certa logica di fondo, così da non trasformare la caccia in una lotta contro i mulini a vento, in stile Don Chisciotte. Le fatture, per fare un esempio, devono essere facilmente reperibili, e lo stesso vale per le bollette da pagare, per non ritrovarsi arretrati pericolosi per il portafogli. Alcuni esempi concreti di categorie?

  • Documenti della banca
  • Fatture pagate e da pagare
  • Bollette pagate e da pagare
  • Documenti medici e referti clinici
  • Documenti per l’automobile (bollo, assicurazione ecc.)
  • Documenti di casa (condominio, mutui ecc.)

Entrando nel dettaglio, poi, ricordati di dedicare una zona ai documenti ancora da pagare, e un’altra a quelli già pagati. Si tratta di un modo per semplificare ancor di più la pesca nel mazzo, e per non entrare in crisi quando il tempo stringe. Ci sono vari modi per organizzarsi, ad esempio procedendo per macro e micro categorie, oppure separando i documenti di casa da quelli dell’ufficio o del lavoro in generale. Anche l’ordinamento per data, o in ordine alfabetico, ha un suo senso.

In conclusione, scegli pure il metodo che ritieni più affidabile per come sei fatto e per quelle che sono le tue abitudini!

3. Revisiona periodicamente i documenti

Con il passare del tempo, l’archivio tende a riempirsi di documenti non più utili, quindi dovrai periodicamente fare un po’ di decluttering e buttare tutto ciò che non ti serve più. Questa fase ti aiuterà anche a catalogare meglio i fogli, archiviando quelli che possono risultare ancora utili, come le bollette pagate. Se ti sarai organizzato per categorie, ti assicuriamo che sarà facilissimo affrontare questa delicata fase.

Come organizzare i documenti in ufficio?

Rispetto all’organizzazione generica dei documenti di casa, in ufficio aumentano le cosiddette categorie dinamiche. Ovvero quelle categorie che crescono rapidamente in termini di numero di documenti, e che richiedono di essere aggiornate con maggiore frequenza. In tal senso, è importante creare un archivio specifico per i documenti correnti, riguardanti gli affari che devi sbrigare a stretto giro di posta. Può essere utile realizzare delle copie di questi documenti, da assegnare alle categorie specifiche dell’archivio, per tenerne ulteriormente traccia.

L’archivio di deposito è il più facile, in termine di gestione, ma importantissimo per quel che riguarda le disposizioni di legge. Esistono infatti dei documenti che devono essere conservati per un certo periodo di tempo. Infine, l’archivio storico raccoglie tutti quei documenti passati prima dall’archivio corrente, e poi dall’archivio di deposito. È superfluo specificare che, soprattutto quando si parla di ufficio, la categorizzazione e il decluttering rappresentano due fasi fondamentali.

Per quel che riguarda i criteri utili per la conservazione, anche in questo caso spetta a te scegliere il metodo che ritieni più adatto e più comodo. C’è chi preferisce organizzare l’archivio dei documenti in ordine alfabetico, e chi invece opta per l’ordine cronologico o numerico. Infine, se la mole di documenti prodotti giornalmente è significativa, è sempre saggio organizzarsi con altri membri del team, suddividendo i compiti!

Organizzare l’archivio dei documenti: il digitale

Attualmente le nuove tecnologie ci mettono a disposizione svariate soluzioni per organizzare i documenti in ufficio o di casa. La dematerializzazione, infatti, ci permette di sfruttare il digitale per ridurre al minimo l’esigenza di un archivio cartaceo. Ti basti pensare ai servizi cloud che consentono di organizzare tutti i documenti, o i software che automatizzano la gestione delle categorie e delle sotto-categorie. Ricorda, però, che in molti casi conviene sempre tenere delle copie cartacee, e che in altri casi quelle digitali sono sconsigliate, ad esempio quando contengono informazioni sensibili.

Organizzazione dei documenti: gli errori da non fare

Ok, hai deciso di optare per un ordinamento alfabetico, ma non hai scelto se farlo per nome o per cognome. E quando ti ritroverai a cercare un documento, dovrai fare il doppio della fatica. Questo non è l’unico errore che viene spesso commesso con la gestione degli archivi, dato che la lista comprende anche il seguente: creare una seconda fila sugli scaffali, dietro la fila principale. Anche se questo ti consente di risparmiare spazio, in realtà ti complicherà tantissimo la vita quando dovrai reperire qualsiasi informazione che non si trova negli archivi “frontali”.

È altrettanto fondamentale scegliere una carta di qualità per i documenti più importanti, perché i fogli economici con il tempo tendono ad ingiallire e a rovinarsi. Infine, ricorda sempre che i documenti contenenti informazioni sensibili vanno trattati seguendo le disposizioni di legge in materia di privacy. Vuol dire che dovranno avere un proprio archivio, separato dagli altri, e che quando li smaltirai dovrai distruggerli con le macchine apposite!

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